辦公室文件打印實(shí)用技巧三則

一. 打印文件直接裝訂——逆序打印

　　相信使用Word打印過(guò)長(zhǎng)篇文檔的朋友一定都清楚，打印完成后的裝訂一直是個(gè)麻煩事兒，因?yàn)槲募纱蛴C(jī)打出時(shí)，第一頁(yè)肯定會(huì)在最下面，裝訂之前總要費(fèi)時(shí)費(fèi)力的把紙張按順序排好。其實(shí)，Word已經(jīng)為我們考慮到了這個(gè)問(wèn)題。

　　1. 在Word中調(diào)出欲打印的長(zhǎng)篇文檔，點(diǎn)擊“工具”菜單→“選項(xiàng)”命令，彈出“選項(xiàng)”對(duì)話框

　　2. 點(diǎn)擊“打印”標(biāo)簽，勾選上其中的“逆頁(yè)序打印”復(fù)選框，確定即可。如圖1所示

圖1

　　3. 這時(shí)，當(dāng)我們?cè)偃c(diǎn)擊打印按鈕時(shí)，打印機(jī)便會(huì)以從后向前的順序打印文檔，而這樣出來(lái)的文件就可以直接用于裝訂了。

　　【小提示】 逆序打印功能只會(huì)影響打印機(jī)的實(shí)際輸出效果，而打印預(yù)覽時(shí)仍會(huì)以正常頁(yè)序顯示，這點(diǎn)請(qǐng)大家注意

　　二. 文件內(nèi)容我先知曉——打開(kāi)預(yù)覽

　　辦公室的電腦中一般都保存著為數(shù)眾多的文檔，當(dāng)我們打算調(diào)用其中的一份文件時(shí)，必須一個(gè)一個(gè)打開(kāi)后才能知道里面的內(nèi)容，效率很低。其實(shí)，我們也可以通過(guò)Word的“打開(kāi)預(yù)覽”功能快速獲知文件的內(nèi)容。

　　1. 在Word中點(diǎn)擊“文件”菜單→“打開(kāi)”命令

　　2. 在彈出的如圖2所示“打開(kāi)”對(duì)話框中點(diǎn)擊“視圖”菜單→“預(yù)覽”命令

　　圖2

　　3. 此時(shí)，一個(gè)預(yù)覽區(qū)會(huì)出現(xiàn)在窗口右側(cè)，而當(dāng)我們點(diǎn)擊某個(gè)文件時(shí)，它的內(nèi)容便會(huì)自動(dòng)顯示在預(yù)覽區(qū)了。如圖3所示

　圖3

三. 預(yù)覽效果還省墨水——草稿輸出

　　我們?cè)谔幚硪恍┲匾募r(shí)，有時(shí)需要將文檔實(shí)際打印出來(lái)進(jìn)行版面校準(zhǔn)，但如果使用的是噴墨打印機(jī)，那么每月光在打印樣稿方面就要耗費(fèi)大量的墨水了。其實(shí)，Word已經(jīng)為我們提供了一個(gè)“草稿輸出”功能來(lái)幫我們解決這個(gè)難題。

　　1. 在Word中點(diǎn)擊“文件”菜單→“打印”命令，在彈出的“打印”對(duì)話框中再點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕。如圖4所示

　圖4

　　2. 勾選上其中的“草稿打印”復(fù)選框后確定，再點(diǎn)擊“打印”按鈕即可打印出一份沒(méi)有圖片的草稿，但是草稿的格式以及圖片的留空大小都與正常打印稿相符，這樣，我們不僅能夠像以前一樣校對(duì)版面了，而且也大大降低了打印樣稿時(shí)墨水的消耗。如圖5所示為效果對(duì)比圖(注意:草稿中圖片所占的區(qū)域大小和原文檔一致，只不過(guò)不再打印了)